在单位的网络中，最常用的功能莫过于“共享文件”了。共享文件的功能，提高了办公效率，是局域网应用中一个不可或缺的功能。但如果共享文件夹管理不当，往往也会带来一些安全上的风险。如某些共享文件莫名其妙的被删除或者修改；有些保密内容成为所有员工都可以访问的内容；共享文件成为病毒、木马等传播的最好载体，等等。那么，如何才能管理好共享文件？
　　　　一、实时查看谁在访问我的共享文件。可以按如下步骤操作。
　　　　第一步：依次打开控制面板、管理工具、计算机管理（本地）、系统工具，然后选择共享文件夹。在这个窗口中，有一个“会话”选项。双击打开这个选项，在右面的窗口中会显示出哪些电脑在访问你的计算机。
　　　　第二步：依次选择“系统工具”、共享文件夹、打开文件，此时，窗口中会显示本机上的一些共享资源被哪些电脑在访问。同时，在这个窗口中还会显示一些有用的信息，如谁打开了哪一个共享文件，是什么时候开始访问的，已经闲置了多少时间。如果你不能让这个人访问这个文件，就可以直接右键点击这个会话，然后从快捷菜单中选择关闭会话，这个操作不会影响其他用户的正常访问。
　　　　这个功能，有时候非常有用。系统访问连接有一个最高数的限制，到了上限就无法访问了。此时，我们可以通过这种方式查询现在有多少用户连接在我的电脑上，然后可以把一些不需要访问的用户断开，让需要访问的用户连接上去。
　　　　二、设置共享文件夹时，最好把文件与文件夹设置为只读。
　　　　大部分时候，用户只需要查看或者复制这个共享文件，往往不会在共享文件夹上直接修改。但有人为了方便，直接以可读写的方式共享某个文件夹以及文件，这是非常危险的。
　　　　第一，这些不受限制的共享文件夹与共享文件，很容易成为病毒传播的载体。由于这个共享文件夹有写的权限，所以其他用户如果打开这个文件，而其电脑中有病毒或者木马的话，就会传染给这个共享文件夹。此后，其他访问这个共享文件夹的电脑也会“中招”。
　　　　第二，当数据非法更改时，很难发现是谁在恶作剧。虽然通过相关的日志信息可以查询到有哪些人访问过这个共享文件，以及是否进行了更改的动作。但是，光凭这些信息，并不能够知道这个用户对这个共享文件夹作了哪些更改。所以，把共享文件设置为可写的话，很难防止别人有意或者无意的更改。
　　　　第三，若以可写的方式共享文件的话，可能无法保证数据的统一。如人事部门以可读写的方式共享了一个考勤文件，此后财务部门修改了这个文件，而人事部门不知道，就会导致两个部门的数据不一致，可能造成一些不必要的麻烦。
　　　　为此，笔者建议单位用户在共享文件夹的时候，最好把文件夹的权限设置为只读。若这个共享文件夹别的用户也要用，那我们可以把共享文件夹中的文件设置为只读。如此，病毒、木马不能感染这些文件夹，也可以防止用户未经授权的更改等等。 （方益辉）